Jak sprawdzić ważność Freistellungsbescheinigung? Portal EIBE

Ważność Freistellungsbescheinigung sprawdza się bezpłatnie online w portalu EIBE prowadzonym przez Federalny Centralny Urząd Podatkowy (BZSt). Potrzebne są trzy dane: kraj związkowy wykonawcy, jego numer podatkowy (Steuernummer) i numer bezpieczeństwa (Sicherheitsnummer) z zaświadczenia. Jeśli portal nie potwierdzi ważności albo nie da się z niego skorzystać, zleceniodawca pyta urząd skarbowy, który wydał zaświadczenie.

Tekst dotyczy dwóch stron: polskiej firmy, której niemiecki kontrahent sprawdza zaświadczenie, i polskiego generalnego wykonawcy, który sam zatrudnia podwykonawców na budowie w Niemczech. Samo zaświadczenie o zwolnieniu z podatku budowlanego w Niemczech wydaje urząd skarbowy wykonawcy – BZSt prowadzi jedynie system, w którym można sprawdzić jego ważność.

Dlaczego zleceniodawca w ogóle sprawdza zaświadczenie

Przedsiębiorca, który zamawia usługę budowlaną w Niemczech, musi potrącić 15% wynagrodzenia i wpłacić je do urzędu właściwego dla wykonawcy (§ 48 ust. 1 i § 48a ust. 1 EStG). Nie musi tego robić, jeśli w chwili płatności ma od wykonawcy ważne zaświadczenie o zwolnieniu albo jeśli łączne płatności dla tego wykonawcy w roku kalendarzowym prawdopodobnie nie przekroczą 5000 euro (w szczególnym przypadku 15 000 euro – § 48 ust. 2 EStG).

Za niepotrącony podatek odpowiada zleceniodawca (§ 48a ust. 3 EStG). Dlatego sprawdzenie zaświadczenia leży przede wszystkim w jego interesie. Merkblatt BZSt wprost mówi, że zleceniodawca ma obowiązek zaświadczenie sprawdzić.

Czy to dotyczy polskiego generalnego wykonawcy?

Według Merkblatt BZSt obowiązek potrącenia mają wszyscy przedsiębiorcy w rozumieniu § 2 niemieckiej ustawy o VAT, dla których ktoś wykonuje usługi budowlane w Niemczech. Ani ustawa, ani Merkblatt nie uzależniają tego od siedziby zleceniodawcy, a Merkblatt wprost wskazuje, że generalny wykonawca jest zleceniodawcą wobec swoich podwykonawców i sam musi dokonywać potrąceń. Polska firma, która zleca w Niemczech prace podwykonawcy, może więc sama być zobowiązana do potrącenia i do sprawdzania zaświadczeń.

Jak zleceniodawca sprawdza zaświadczenie

Krok 1. Oględziny dokumentu

Według Merkblatt BZSt zleceniodawca sprawdza, czy zaświadczenie:

• jest czytelne,
• ma pieczęć urzędową (Dienstsiegel),
• ma numer bezpieczeństwa (Sicherheitsnummer).

Zaświadczenie ogólne można przekazać jako kopię lub elektronicznie. Zaświadczenie ograniczone do konkretnej usługi budowlanej zleceniodawca dostaje w oryginale (Merkblatt BZSt).

Krok 2. Zapytanie w portalu EIBE

1. Rejestracja w portalu EIBE do sprawdzania Freistellungsbescheinigung – formularz online, aktywacja konta linkiem z pierwszego e-maila; drugi e-mail zawiera dane logowania (BZSt).
2. Po zalogowaniu – funkcja „Einzelabfrage FSB”.
3. Wpisuje się: kraj związkowy wykonawcy (Bundesland des Leistenden), numer podatkowy wykonawcy i numer bezpieczeństwa z zaświadczenia. Jeśli kraj związkowy lub właściwy urząd nie są znane, BZSt odsyła do swojej wyszukiwarki urzędów (Finanzamtsuche). Dla polskiej firmy budowlanej będzie to kraj związkowy jednego z czterech urzędów przypisanych firmom z Polski: Hameln (Dolna Saksonia), Oranienburg lub Cottbus (Brandenburgia) albo Nördlingen (Bawaria).

Sprawdzenie samą nazwą firmy albo samym numerem podatkowym nie jest możliwe (BZSt). Usługa jest bezpłatna. BZSt pomaga tylko w sprawach technicznych (rejestracja, logowanie) – sam nie wydaje zaświadczeń; robi to urząd skarbowy wykonawcy.

Podstawą jest § 48b ust. 6 EStG: BZSt przechowuje dane z zaświadczeń i udziela zleceniodawcy informacji w drodze elektronicznego zapytania.

Krok 3. Gdy portal nie pomoże – pytanie do urzędu

Jeśli BZSt nie potwierdzi ważności albo zapytanie online nie jest możliwe, zleceniodawca może zapytać urząd skarbowy wskazany na zaświadczeniu (Merkblatt BZSt). Dane urzędu można znaleźć w wyszukiwarce urzędów na stronie BZSt. Dla polskich firm budowlanych właściwość zależy od pierwszej litery nazwiska albo nazwy firmy (A–G Hameln, H–L Oranienburg, M–R Cottbus, S–Z Nördlingen).

Jakie dane muszą się zgadzać

Zaświadczenie musi zawierać dane wymienione w § 48b ust. 3 EStG. Warto porównać je z umową i fakturą:

Ważność liczy się na dzień płatności, a nie na dzień podpisania umowy (§ 48 ust. 2 EStG). Płatnością jest każda wpłata dla wykonawcy, w tym zaliczki i płatności częściowe (Merkblatt BZSt). Przy dłuższych budowach warto sprawdzić zaświadczenie ponownie przed kolejnymi płatnościami – zwłaszcza blisko końca okresu ważności. Zaświadczenie może być ogólne albo wydane na jedno zlecenie – od tego zależy, czy wystarczy kopia i czy w dokumencie musi figurować konkretny zleceniodawca.

Sygnały ostrzegawcze (możliwa fałszywa Freistellung)

• brak numeru bezpieczeństwa albo pieczęci,
• dane firmy lub numer podatkowy różnią się od faktury,
• zaświadczenie z wpisanym innym zleceniodawcą,
• portal EIBE nie potwierdza ważności, a wykonawca nie potrafi tego wyjaśnić,
• urząd wystawiający nie pasuje do wykonawcy (dla firm z Polski – do pierwszej litery nazwy).

Żaden z tych sygnałów sam w sobie nie przesądza o fałszerstwie, ale każdy wymaga wyjaśnienia przed zapłatą.

Co, gdy weryfikacja wyjdzie negatywnie

Dla zleceniodawcy. Bez potwierdzenia ważności nie można bezpiecznie zapłacić pełnej kwoty. Są trzy kroki:

1. zapytać urząd wskazany na zaświadczeniu,
2. poprosić wykonawcę o wyjaśnienie lub aktualne zaświadczenie,
3. jeśli przed płatnością nie ma ważnego zaświadczenia, a próg 5000 euro w roku jest przekroczony – potrącić 15%, zgłosić potrącenie elektronicznie do 10. dnia następnego miesiąca do urzędu właściwego dla wykonawcy i wpłacić kwotę (§ 48a ust. 1 EStG). Wykonawcy wystawia się pisemne rozliczenie potrącenia z danymi z § 48a ust. 2 EStG.

Dla wykonawcy (polskiej firmy). Wynik negatywny może oznaczać, że zaświadczenie wygasło, zostało odwołane albo dane w zapytaniu były błędne. Urząd może odwołać zaświadczenie, gdy uzna, że pojawiło się zagrożenie dla podatków; przy zaświadczeniu na konkretne zlecenie sam informuje zleceniodawcę (Merkblatt BZSt, § 48b ust. 4 EStG). Najlepiej od razu skontaktować się z urzędem, który wydał zaświadczenie, i ustalić, co się stało.

Jeśli zleceniodawca już potrącił 15%, ta kwota nie przepada automatycznie, ale to osobna procedura niż Freistellung. Potrącenie zalicza się na niemieckie podatki firmy (§ 48c ust. 1 EStG), a firma z zagranicy może złożyć wniosek o zwrot – do końca drugiego roku kalendarzowego po roku zgłoszenia potrącenia (§ 48c ust. 2 EStG). Wynik zależy od sytuacji podatkowej firmy w Niemczech. Dla płynności finansowej najważniejsze jest więc, by ważne zaświadczenie trafiło do zleceniodawcy przed pierwszą płatnością.

Odpowiedzialność zleceniodawcy

Zasady z § 48a ust. 3 EStG i Merkblatt BZSt:

• zleceniodawca odpowiada za podatek, którego nie potrącił lub potrącił za mało – bez względu na winę,
• nie może się bronić tym, że według umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania dochód wykonawcy nie podlega podatkowi w Niemczech – potrącenie stosuje się mimo umowy (§ 48d ust. 1 EStG),
• nie odpowiada, jeśli w chwili płatności miał zaświadczenie, na którego prawidłowość mógł polegać,
• nie może polegać na zaświadczeniu uzyskanym nieuczciwie lub na podstawie fałszywych danych, jeśli o tym wiedział albo nie wiedział z powodu rażącego niedbalstwa,
• decyzję o odpowiedzialności wydaje urząd właściwy dla wykonawcy.

Dlatego warto udokumentować sprawdzenie. Zaświadczenie (kopię, a przy zaświadczeniu na zlecenie – oryginał) trzeba przechowywać – przy obowiązku prowadzenia ksiąg co do zasady sześć lat (Merkblatt BZSt, § 147 ust. 3 AO). BZSt podpowiada też, że do celów dokumentacyjnych można wydrukować wynik potwierdzenia z portalu EIBE i dołączyć go do dokumentów.

Zleceniodawca, który miał ważne zaświadczenie albo prawidłowo potrącił i wpłacił podatek, zyskuje też bezpieczeństwo w innych sprawach: nie stosuje się wobec niego m.in. § 160 ust. 1 zd. 1 AO, czyli urząd nie odmówi mu z tego powodu zaliczenia tej płatności do kosztów (§ 48 ust. 4 i § 48b ust. 5 EStG, Merkblatt BZSt).

FAQ

Czy wykonawca może sam sprawdzić swoje zaświadczenie w EIBE?

Według § 48b ust. 6 EStG i opisu BZSt portal służy zleceniodawcom. Wykonawca, który ma wątpliwości co do swojego zaświadczenia, powinien zapytać urząd skarbowy, który je wydał.

Czy wystarczy sprawdzić zaświadczenie raz, przy podpisaniu umowy?

Liczy się ważność w chwili każdej płatności. Przy dłuższych zleceniach warto sprawdzać je przed płatnościami, szczególnie blisko końca ważności.

Czy kopia wystarczy?

Przy zaświadczeniu ogólnym tak. Przy zaświadczeniu na konkretne zlecenie zleceniodawca dostaje oryginał (Merkblatt BZSt).

Portal EIBE nie działa. Czy można zapłacić bez potrącenia?

Można zapytać urząd, który wydał zaświadczenie. Jeśli do płatności nie ma pewności, ryzyko odpowiedzialności zostaje po stronie zleceniodawcy.

Gdy zaświadczenie budzi wątpliwości

Najczęściej sprawę wyjaśnia rozmowa z urzędem, który wydał zaświadczenie – to on wie, czy dokument jest ważny, czy został odwołany i czy firma może dostać nowy. Wynik i termin zależą zawsze od urzędu.

W sprawach nietypowych – np. gdy kontrahent kwestionuje zaświadczenie polskiej firmy albo generalny wykonawca ma wątpliwości co do dokumentu podwykonawcy – warto skorzystać z pomocy doradcy lub biura, które zajmuje się podatkiem budowlanym w Niemczech, np. Zwrot-podatkow.pl.

Źródła

• BZSt – Bauabzugsteuer (EIBE, dane do zapytania, rejestracja)
• BZSt – portal EIBE
• BZSt – Merkblatt zum Steuerabzug bei Bauleistungen (kwiecień 2025)
• BZSt – Finanzamtsuche
• EStG § 48 (Einkommensteuer-Handbuch 2025, BMF)
• EStG § 48a (Einkommensteuer-Handbuch 2025, BMF)
• EStG § 48b (Einkommensteuer-Handbuch 2025, BMF)
• EStG §§ 48–48d – przegląd (Einkommensteuer-Handbuch 2025, BMF)